Cómo organizar un servicio de prevención propio o mancomunado (SPP/SPM): estructura, planificación y CAE

Constituir un servicio de prevención propio (SPP) no es solo contratar técnicos: supone montar dentro de la empresa una unidad que evalúa, planifica, forma, vigila la salud y coordina a las contratas, y que además se somete a auditoría. Lo mismo ocurre, con sus particularidades, en un servicio de prevención mancomunado (SPM) compartido entre varias empresas.

Esta guía explica cómo plantear la organización de un servicio de prevención propio o mancomunado según la normativa vigente: cuándo es obligatorio, qué estructura y especialidades necesita, cómo preparar la planificación anual, cómo coordinarse con un servicio de prevención ajeno (SPA) para las especialidades que no se asumen y cómo gestionar la coordinación de actividades empresariales (CAE).

Normativa vigente y reforma en tramitación: esta guía se basa en la Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales, el Real Decreto 39/1997, Reglamento de los Servicios de Prevención y el Real Decreto 171/2004, en sus textos consolidados del BOE consultados el 3 de noviembre de 2026. El anteproyecto de reforma que plantea cambiar los umbrales y las especialidades del SPP no está aprobado; lo explicamos en Reforma de la Ley de PRL: en qué punto queda tras la disolución de las Cortes y qué conviene preparar.

Cuándo hay que tener un servicio de prevención propio

El artículo 14 del RD 39/1997 obliga a constituir un SPP en tres supuestos:

1. Empresas con más de 500 trabajadores.
2. Empresas de entre 250 y 500 trabajadores que desarrollen alguna de las actividades del anexo I del reglamento (por ejemplo, trabajos con exposición a radiaciones ionizantes en zonas controladas o con determinados agentes cancerígenos, mutagénicos o tóxicos para la reproducción).
3. Empresas que no estén en los casos anteriores cuando así lo decida la autoridad laboral, previo informe de la Inspección de Trabajo y, en su caso, de los órganos técnicos de la comunidad autónoma, en función de la peligrosidad de la actividad o de la siniestralidad. En este caso la empresa puede optar por concertar con un SPA.

Si su empresa está entre 300 y 500 trabajadores, le interesa seguir la reforma: el anteproyecto propone bajar el umbral general a más de 300. Lo analizamos en La reforma de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales plantea nuevos retos para las empresas de más de 300 trabajadores.

Y el servicio de prevención mancomunado

El artículo 21 del RD 39/1997 permite constituir un SPM entre:

• Empresas que desarrollen simultáneamente actividades en un mismo centro de trabajo, edificio o centro comercial.
• Empresas de un mismo sector productivo o grupo empresarial, o que trabajen en un polígono industrial o área geográfica limitada, por negociación colectiva, mediante los acuerdos del artículo 83.3 del Estatuto de los Trabajadores o, en su defecto, por decisión de las empresas afectadas.

Las empresas obligadas a tener SPP no pueden integrarse en un SPM constituido para empresas de un sector, aunque sí en uno constituido para empresas del mismo grupo. El SPM tiene la consideración de servicio propio de las empresas que lo constituyen y su actividad se limita a las empresas participantes.

Estructura y medios del SPP

El artículo 15 del RD 39/1997 fija los requisitos básicos:

• Unidad organizativa específica. Sus integrantes dedican su actividad en la empresa de forma exclusiva a la finalidad del servicio.
• Instalaciones y medios humanos y materiales suficientes para las actividades que vaya a desarrollar.
• Varios centros. Si el servicio atiende a más de un centro, debe tenerse en cuenta su ubicación para que los medios sean adecuados a los riesgos de cada uno.
• Personal de niveles básico e intermedio, además de los expertos de nivel superior.
• Coordinación interna mediante protocolos que establezcan objetivos, procedimientos y competencias.

En la práctica, conviene dejar por escrito en el plan de prevención cómo encaja el SPP en la estructura de la empresa. El artículo 2 del RD 39/1997 exige que el plan recoja, entre otros elementos, la estructura organizativa y las responsabilidades de cada nivel jerárquico, y la modalidad preventiva elegida.

Especialidades: cuáles asumir y cuáles concertar

El reglamento reconoce cuatro especialidades o disciplinas de nivel superior (artículo 34): medicina del trabajo, seguridad en el trabajo, higiene industrial y ergonomía y psicosociología aplicada.

• Un SPP debe contar, como mínimo, con dos de ellas, desarrolladas por expertos con la capacitación requerida (artículo 15.2).
• Un SPM debe contar, al menos, con tres y disponer de recursos humanos mínimos equivalentes a los exigidos a un SPA (artículo 21.3).
• Las actividades que no asuma el servicio propio deben concertarse con uno o más servicios de prevención ajenos (artículo 15.4).

Si el servicio asume la medicina del trabajo, la actividad sanitaria debe contar con una estructura y medios adecuados a su naturaleza y garantizar la confidencialidad de los datos médicos (artículo 15.2). Recuerde además que la empresa solo recibe las conclusiones sobre la aptitud del trabajador, no la información clínica (artículo 22.4 de la Ley 31/1995).

Cómo decidir

Para elegir qué especialidades asumir con medios propios, suele ayudar revisar:

• Los riesgos predominantes de la actividad y de cada centro.
• El volumen de trabajo de cada disciplina a lo largo del año (mediciones, campañas de reconocimientos, estudios ergonómicos o psicosociales).
• La dispersión geográfica de los centros.
• Los perfiles que la empresa ya tiene o puede incorporar.

Planificación anual: del plan de prevención a la memoria

Evaluación y planificación

La evaluación de riesgos debe extenderse a cada puesto en el que existan riesgos que no se hayan podido evitar (artículo 4 del RD 39/1997) y revisarse cuando cambien las condiciones de trabajo, se incorpore un trabajador especialmente sensible o se detecten daños para la salud (artículos 4.2 y 6). A partir de ella se planifica la actividad preventiva, que debe incluir:

• Los medios humanos y materiales y los recursos económicos necesarios (artículo 9.1).
• Las medidas de emergencia, la vigilancia de la salud, la información y formación y su coordinación (artículo 9.2).
• Fases, prioridades, seguimiento y control periódico. Si la planificación abarca más de un año, debe establecerse un programa anual de actividades (artículo 9.3).

Memoria y programación anual

La empresa con SPP debe elaborar cada año y mantener a disposición de las autoridades laborales y sanitarias y del comité de seguridad y salud la memoria y programación anual del servicio (artículo 15.5 del RD 39/1997). El comité, obligatorio en empresas o centros con 50 o más trabajadores (artículo 38.2 de la Ley 31/1995), tiene la facultad de conocer e informar esa memoria y programación (artículo 39.2.d).

Un calendario práctico para el servicio podría ser:

1. Cierre del año: revisar el estado de la planificación, las medidas pendientes, los accidentes e incidentes y los resultados agregados de la vigilancia de la salud.
2. Programación: fijar las actuaciones del año siguiente por centro y especialidad, con responsables y fechas, incluidas las que hará el SPA concertado.
3. Comité de seguridad y salud: presentar la memoria y la programación.
4. Seguimiento trimestral: comprobar avances, reprogramar y documentar los cambios.

Auditoría del sistema de prevención

Las empresas que no conciertan toda su prevención con un SPA deben someter su sistema a una auditoría externa (artículo 29.2 del RD 39/1997). Si combinan recursos propios y ajenos, la auditoría se centra en las actividades desarrolladas con recursos propios y en cómo se coordinan con los ajenos (artículo 31 bis). La primera auditoría debe hacerse en los doce meses siguientes a disponer de la planificación y repetirse cada cuatro años, o cada dos si se realizan actividades del anexo I; estos plazos se amplían en dos años cuando la modalidad preventiva se ha acordado con la representación especializada de los trabajadores (artículo 30.4).

Una planificación ordenada y bien documentada es la mejor preparación para la auditoría, que analiza la documentación y comprueba sobre el terreno que refleja la realidad preventiva de la empresa (artículo 30.3).

Coordinación con el SPA para las especialidades concertadas

Cuando el SPP o el SPM concierta una o varias especialidades fuera, el concierto debe formalizarse por escrito e incluir el contenido mínimo del artículo 20.1 del RD 39/1997. Para una organización mixta son especialmente relevantes:

• Las especialidades y funciones concretas concertadas y las actuaciones que se harán, de acuerdo con la planificación y la programación anual (letra c).
• El compromiso de la empresa de comunicar al SPA las actividades realizadas con otros recursos preventivos, para facilitar la coordinación (letra h).
• Las actividades legalmente exigibles que no quedan cubiertas por el concierto (letra l).

Antes de concertar, la empresa debe consultar a los representantes de los trabajadores, y los criterios de selección de la entidad y las características técnicas del concierto se debaten en el comité de seguridad y salud (artículo 16.2).

Buenas prácticas para que la coordinación funcione:

• Una única planificación en la que se vea qué actuaciones corresponden al SPP y cuáles al SPA.
• Un interlocutor por cada parte y reuniones de seguimiento periódicas.
• Un circuito claro para que los informes del SPA (mediciones, evaluaciones específicas, reconocimientos) se incorporen a la documentación de la empresa.
• Revisión conjunta de la memoria anual.

CAE con contratas y subcontratas

En una empresa con SPP suele haber muchas empresas externas trabajando en sus centros: mantenimiento, limpieza, logística, obras. El artículo 24 de la Ley 31/1995 y el RD 171/2004 obligan a:

• Cooperar e informarse entre todas las empresas concurrentes (artículo 4 del RD 171/2004).
• Como empresario titular, informar a las demás de los riesgos del centro, las medidas preventivas y las de emergencia y, si tiene trabajadores en el centro, darles instrucciones (artículos 7 y 8).
• Como empresario principal, exigir por escrito a las contratas y subcontratas de la propia actividad que acrediten la evaluación de riesgos y la planificación de los trabajos contratados y la información y formación de sus trabajadores, y comprobar que han establecido medios de coordinación entre ellas (artículo 10).
• Establecer los medios de coordinación antes del inicio de las actividades; la iniciativa corresponde al titular del centro cuyos trabajadores desarrollen actividades en él o, en su defecto, al principal (artículo 12).

Los miembros del SPP pueden ser designados como personas encargadas de la coordinación de las actividades preventivas (artículo 13.3.b), medio de coordinación preferente cuando concurren dos o más de las circunstancias del artículo 13.1, como actividades peligrosas o especial complejidad por el número de empresas.

Para saber qué documentación pedir, consulte Documentación CAE que debes pedir a contratas y subcontratas según el RD 171/2004. Y si además necesita controlar quién entra en sus instalaciones, vea Control de accesos a instalaciones con InOut: demo de entradas, salidas y visitas.

Cómo ayuda netPrevencion SPP y netCAE

netPrevencion SPP está pensado para la prevención dentro de la propia organización, con una modalidad específica para servicios mancomunados:

• Mi empresa, centros y trabajadores: la información de la organización se relaciona con sus centros, puestos y trabajadores, y con las contratas y subcontratas. En la modalidad SPM, el trabajo se organiza alrededor de las empresas participantes.
• Actividad preventiva: evaluaciones por centro y puesto con modelos reutilizables, planificación con responsables, fechas y estado de ejecución, agenda de actuaciones, registro de incidencias e investigaciones, y gestión de EPI.
• Vigilancia de la salud: citaciones, agenda médica, reconocimientos, protocolos, certificados de aptitud e informes, con acceso a la información de salud según el perfil.
• Formación preventiva: acciones formativas, sesiones, participantes, justificantes y diplomas en el portal del trabajador.
• Coordinación empresarial: expedientes de contratas, subcontratas, trabajadores y maquinaria, con requisitos documentales por rol y control de vigencias.
• Portal del trabajador: puestos, riesgos, EPI, citaciones, formación y documentos para consultar, descargar o firmar.

En la modalidad SPM, la web recoge además opciones de datos de memoria contempladas para el servicio mancomunado. Las funciones dependen de la configuración de cada servicio.

Para la coordinación con empresas externas, netCAE organiza la documentación por empresa, centro, trabajador y maquinaria, con tipos documentales, vigencias y requisitos configurables. Las contratas aportan sus documentos desde el Portal CAE, y InOut consulta esa información y registra las entradas y salidas de trabajadores, maquinaria y visitas.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas especialidades necesita un servicio de prevención propio?

Con la normativa vigente, al menos dos de las cuatro especialidades del artículo 34 del RD 39/1997. Las que no asuma debe concertarlas con un SPA. Un servicio mancomunado necesita al menos tres.

¿Una empresa con SPP tiene que pasar auditoría?

Sí, cuando no concierta toda su actividad preventiva con un SPA. La primera, en los doce meses siguientes a disponer de la planificación; después, cada cuatro años, o cada dos en actividades del anexo I, con la ampliación prevista cuando la modalidad se acuerda con la representación de los trabajadores.

¿Puedo tener SPP y SPA a la vez?

Sí. Es habitual que el SPP asuma unas especialidades y concierte las demás con un SPA. En ese caso, el concierto debe recoger por escrito las funciones concertadas y la auditoría tiene en cuenta cómo se coordinan los recursos propios y ajenos.

¿Ya es obligatorio el SPP para empresas de más de 300 trabajadores?

No. Es una propuesta del anteproyecto de reforma, que no está aprobado. Hoy sigue vigente el umbral de más de 500 trabajadores, o de 250 a 500 en actividades del anexo I.

¿Quiere organizar su servicio de prevención en un solo entorno?

En Nubenet ayudamos a servicios de prevención propios y mancomunados a ordenar su planificación, su documentación y la coordinación con contratas. Puede conocer netPrevencion SPP y netCAE y solicitar una demo.