Cuando una empresa externa entra a trabajar en sus instalaciones, la pregunta aparece enseguida: ¿qué documentación CAE hay que pedirle? La respuesta corta es que la norma exige menos papeles de los que suelen circular, pero más coordinación real de la que muchas veces se hace.
Esta guía explica qué dice el Real Decreto 171/2004, quién tiene cada obligación y qué documentación conviene solicitar a contratas y subcontratas, separando siempre lo que exige la norma de lo que es buena práctica o depende del sector.
El marco legal: artículo 24 de la Ley 31/1995 y RD 171/2004
La coordinación de actividades empresariales (CAE) nace del artículo 24 de la Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales y se desarrolla en el Real Decreto 171/2004. Cuando en un centro coinciden trabajadores de varias empresas, los riesgos de unas pueden afectar a las otras, y todas deben cooperar.
Titular, principal y concurrente: quién es quién
El RD 171/2004 (artículo 2) define tres figuras que pueden coincidir en una misma empresa:
- Empresario titular del centro de trabajo: quien tiene la capacidad de poner a disposición y gestionar el centro.
- Empresario principal: quien contrata o subcontrata obras o servicios correspondientes a su propia actividad que se desarrollan en su propio centro de trabajo.
- Empresas concurrentes: todas las que desarrollan actividades en el mismo centro, existan o no relaciones jurídicas entre ellas. Incluye a los trabajadores autónomos.
Obligaciones de las empresas concurrentes (todas)
- Cooperar y establecer los medios de coordinación necesarios (art. 24.1 LPRL y art. 4 RD 171/2004).
- Informarse recíprocamente de los riesgos específicos de sus actividades que puedan afectar a los demás, antes del inicio, cuando haya cambios relevantes y tras una emergencia. La información será por escrito si alguna empresa genera riesgos graves o muy graves.
- Comunicar a las demás los accidentes de trabajo derivados de la concurrencia.
- Tener en cuenta la información recibida en su propia evaluación de riesgos y planificación (art. 9).
Obligaciones del empresario titular
- Informar a los concurrentes de los riesgos propios del centro, las medidas preventivas y las medidas de emergencia, antes del inicio y cuando cambien; por escrito si los riesgos son graves o muy graves (art. 7).
- Si además tiene trabajadores en el centro, dar instrucciones para prevenir esos riesgos y actuar en emergencias (art. 8).
- Tomar la iniciativa para establecer los medios de coordinación cuando sus trabajadores desarrollen actividades en el centro (art. 12).
Obligaciones del empresario principal
Además de lo anterior, tiene un deber de vigilancia (art. 24.3 LPRL y art. 10 RD 171/2004). Antes de que empiece la actividad, debe exigir a contratas y subcontratas que acrediten por escrito:
- Que han realizado la evaluación de riesgos y la planificación de su actividad preventiva para las obras y servicios contratados.
- Que han cumplido sus obligaciones de información y formación con los trabajadores que van a prestar servicios en el centro.
Cuando la contrata subcontrata parte del trabajo, debe exigir esas mismas acreditaciones a su subcontratista y entregárselas al principal. El principal debe comprobar también que contratas y subcontratas han establecido medios de coordinación entre ellas.
Checklist de documentación CAE
Distinguimos tres niveles:
- [Norma]: lo exige expresamente la normativa citada.
- [Buena práctica]: no lo pide la norma de forma literal, pero ayuda a demostrar el cumplimiento y es habitual en plataformas CAE.
- [Sector]: depende de la actividad, del sector o del convenio aplicable.
Documentación de empresa
- [Norma] Acreditación escrita de la evaluación de riesgos y la planificación preventiva de los trabajos contratados (art. 10.2 RD 171/2004).
- [Norma] Información sobre los riesgos específicos de su actividad que puedan afectar a otros, por escrito si son graves o muy graves (art. 4.2).
- [Norma] Constancia de que la empresa ha recibido la información y las instrucciones del titular sobre los riesgos del centro y las medidas de emergencia (arts. 7 y 8).
- [Norma, fuera de PRL] En contratas de la propia actividad, certificación negativa de descubiertos de la Tesorería General de la Seguridad Social (art. 42.1 del Estatuto de los Trabajadores).
- [Buena práctica] Modalidad de organización preventiva: certificado o concierto con un servicio de prevención ajeno, o documentación del servicio propio.
- [Buena práctica] Designación de la persona interlocutora o encargada de la coordinación y, si procede, del recurso preventivo.
- [Buena práctica] Póliza de responsabilidad civil y justificante de pago.
- [Buena práctica] Relación nominal de trabajadores que accederán al centro y justificante de su alta en la Seguridad Social.
- [Sector: construcción] Inscripción en el Registro de Empresas Acreditadas (REA) (art. 4.2.b de la Ley 32/2006), y anotaciones en el Libro de Subcontratación del contratista (art. 8). Además, en obras, el plan de seguridad y salud previsto en el RD 1627/1997.
Documentación de cada trabajador
- [Norma] Acreditación de que ha recibido información y formación en PRL sobre los riesgos del puesto (art. 10.2 RD 171/2004, en relación con los arts. 18 y 19 LPRL).
- [Buena práctica] Certificado de aptitud de la vigilancia de la salud, cuando sea obligatoria o se haya realizado. Ojo: la empresa solo debe recibir las conclusiones de aptitud, nunca datos médicos (art. 22.4 LPRL).
- [Buena práctica] Registro de entrega de equipos de protección individual (art. 17 LPRL).
- [Buena práctica] Autorizaciones para tareas o equipos concretos.
- [Sector: construcción] Acreditación de la formación específica del sector. La Ley 32/2006 (art. 10.3) remite su forma de acreditación al reglamento o a la negociación colectiva sectorial. Hoy la regula el VII Convenio General del Sector de la Construcción (BOE de 23 de septiembre de 2023), que establece la Tarjeta Profesional de la Construcción (TPC) como medio de acreditar la formación en prevención (arts. 154 a 166). La TPC caduca a los cinco años de su emisión y puede renovarse (art. 161). El convenio tiene vigencia hasta el 31 de diciembre de 2026 y, según el BOE, es prorrogable.
Documentación de maquinaria y equipos
- [Norma] Si la contrata trabaja con maquinaria, equipos o productos proporcionados por la empresa principal, esta debe facilitar la información sobre su uso seguro, aunque el trabajo no se haga en su centro (art. 24.4 LPRL).
- [Buena práctica] Marcado CE y declaración de conformidad, o puesta en conformidad de equipos anteriores, según el RD 1215/1997 sobre equipos de trabajo.
- [Buena práctica] Manual de instrucciones, registro de mantenimiento y revisiones.
- [Buena práctica] Seguro del vehículo o de la máquina autopropulsada, e ITV cuando se aplique.
Vigencias y caducidades típicas
Referencias habituales de vigencia:
| Documento | Vigencia | Origen |
|---|---|---|
| Inscripción en el REA | 3 años, renovable; la renovación se pide en los 6 meses anteriores | Norma (art. 6 RD 1109/2007) |
| Evaluación de riesgos y planificación | Sin fecha fija: se revisa cuando cambian las condiciones o se detectan daños | Norma (art. 16 LPRL) |
| Información de riesgos del centro | Antes del inicio y cada vez que haya un cambio relevante | Norma (arts. 4, 7 y 8 RD 171/2004) |
| Aptitud médica | La que fije el protocolo de vigilancia de la salud | Depende del puesto |
| Formación PRL | Sin caducidad general; se repite si cambian los riesgos o el puesto | Norma (art. 19 LPRL); en algunos sectores, el convenio |
| Seguro de RC y pago | Normalmente anual | Buena práctica |
| Certificado de la TGSS | Se solicita por escrito; la TGSS tiene 30 días para emitirlo | Norma (art. 42.1 ET); su renovación periódica es buena práctica |
La norma no fija una caducidad para el certificado de la TGSS ni para la relación de altas, así que la frecuencia con la que se vuelven a pedir durante la contrata la decide cada empresa según la duración y el tipo de trabajo.
Errores frecuentes
- Convertir la CAE en un intercambio de papeles. Las Directrices para una eficaz coordinación de actividades empresariales del INSST (2024) advierten de que una gestión meramente burocrática de la CAE carece de valor preventivo y consume muchos recursos.
- Olvidar la información del titular. Pedir documentos a la contrata no sustituye la obligación de informarle de los riesgos del centro y de las medidas de emergencia.
- No bajar por la cadena de subcontratación. Las acreditaciones de las subcontratas deben llegar al principal a través de la contrata.
- Dejar fuera a los autónomos. Los deberes de cooperación, información e instrucción también se aplican a ellos (art. 24.5 LPRL).
- Pedir datos de salud. Basta con la aptitud; solicitar informes médicos puede vulnerar la confidencialidad.
- No controlar las caducidades. Un documento válido al inicio puede dejar de serlo a mitad del contrato.
- Exigirlo todo a todos. Una visita puntual no necesita la misma documentación que una contrata con trabajos peligrosos.
Responsabilidades: qué se arriesga
La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) tipifica estos incumplimientos:
- Grave: no adoptar las medidas de cooperación y coordinación (art. 12.13) o que el titular no informe ni dé instrucciones (art. 12.14).
- Muy grave: los mismos incumplimientos cuando se trate de actividades reglamentariamente consideradas peligrosas o con riesgos especiales (art. 13.7 y 13.8).
Las multas en materia de PRL van de 2.451 a 49.180 euros para las graves y de 49.181 a 983.736 euros para las muy graves (art. 40.2 de la LISOS, según su texto consolidado en el BOE, consultado el 28 de octubre de 2026).
Además, el artículo 42.3 de la LISOS establece que la empresa principal responde solidariamente con contratistas y subcontratistas de la propia actividad del cumplimiento de las obligaciones de PRL durante la contrata, respecto de los trabajadores que ocupen en sus centros, siempre que la infracción se produzca en el centro del principal. En construcción, la Ley 32/2006 (art. 7) añade responsabilidades específicas por incumplir el régimen de subcontratación.
El Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social resume estas obligaciones en su folleto sobre CAE.
Organice la CAE con netCAE
Gestionar esta documentación con correos y hojas de cálculo consume mucho tiempo. netCAE, la solución de coordinación de actividades empresariales de netPrevencion, organiza los expedientes por empresa, centro, trabajador y maquinaria, con tipos documentales, requisitos y vigencias configurables, y muestra el estado de cada documento: pendiente, en revisión, aceptado, rechazado o caducado.
Las contratas y subcontratas aportan y actualizan su documentación desde el Portal CAE. Con InOut se consulta la información CAE y se registran las entradas y salidas de trabajadores, maquinaria y visitas. Cuando está configurada, la plataforma ofrece asistencia de IA para extraer o comprobar información dentro del circuito de revisión. Puede conocer más en netCAE.
Preguntas frecuentes
¿El RD 171/2004 obliga a pedir el certificado de aptitud médica?
No de forma expresa. Exige acreditar la evaluación y la planificación, y la información y formación de los trabajadores. Pedir la aptitud es una práctica habitual y razonable cuando la vigilancia de la salud es obligatoria para el puesto.
¿Tengo que pedir documentación si la contrata no es de mi propia actividad?
El deber de vigilancia del artículo 10 se aplica a las contratas de la propia actividad. Aun así, como titular del centro, debe informar y, en su caso, dar instrucciones, y todas las empresas concurrentes deben cooperar.
¿Qué pasa con los trabajadores autónomos?
Están incluidos en los deberes de cooperación e información. Conviene pedirles la documentación que acredite su formación y la evaluación de los riesgos de su actividad, adaptada a su situación.
