Controlar quién entra y sale de un centro de trabajo no es solo una cuestión de seguridad patrimonial. Cuando en unas instalaciones conviven trabajadores propios, contratas, subcontratas, maquinaria y visitas, la puerta es el último punto en el que se puede comprobar si la documentación de prevención está en regla antes de que alguien empiece a trabajar.
Para eso está InOut, el portal de control de accesos a instalaciones de netCAE. En este vídeo repasamos las operaciones habituales en la recepción o el control de acceso: registrar entradas y salidas de trabajadores y maquinaria, consultar el historial y usar la nueva agenda de visitas.
Ver el vídeo en YouTube: InOut | Demo del Portal de Control de Accesos - netPrevencion
A continuación resumimos paso a paso lo que se ve en la demo y qué aporta cada función a la prevención y a la coordinación de actividades empresariales (CAE).
Cómo se accede a InOut
Desde la web de netPrevencion, en el apartado Ecosistema, se encuentra InOut · Control de Acceso a Instalaciones. Al pulsar se abre la página de acceso, donde se introducen usuario y contraseña y se aceptan las políticas.
Una vez dentro, la pantalla principal muestra los cuatro apartados del portal, cada uno con una breve explicación de para qué sirve:
- Registro: historial de entradas y salidas.
- Trabajadores: entradas y salidas de personas.
- Maquinaria: entradas y salidas de equipos y vehículos.
- Visitas: visitas programadas y no programadas.
Entrada de trabajadores: QR o búsqueda, con la documentación a la vista
Cuando un trabajador llega a las instalaciones, lo más rápido es leer su código QR: se pulsa el botón de lectura, se elige usar la cámara y se cargan directamente sus datos.
Si el trabajador no lleva QR, se le puede buscar por nombre o NIF, o bien por empresa o NIF de la empresa. Al seleccionarlo, InOut muestra:
- Las incidencias de documentación tanto del trabajador como de su empresa, con el detalle de los documentos afectados.
- Su último registro de entrada y de salida.
- Si el acceso está denegado por esas incidencias.
Desde la misma ficha se puede generar un QR para que la próxima vez se identifique más rápido: se descarga e imprime para entregárselo, o el propio trabajador le hace una foto con el móvil.
En la demo, el trabajador tiene incidencias y aun así se registra su entrada: al pulsar Registrar entrada, InOut vuelve a avisar antes de continuar. En Core, una entrada cuya evaluación no sea «Permitida» requiere la aceptación expresa del operador y se vuelve a evaluar al guardar. El QR localiza al trabajador y abre su detalle; el movimiento se registra después desde allí.
Por qué comprobar la documentación en la puerta
La gestión documental de la CAE se hace en la oficina, pero las personas entran por la puerta. Tener a la vista en el acceso las incidencias de empresa y trabajador permite:
- Detectar a tiempo a quien llega con documentación pendiente, caducada o rechazada, antes de que empiece a trabajar.
- Tomar una decisión informada: el responsable del acceso ve el motivo del aviso y no tiene que llamar a la oficina para consultarlo.
- Dejar constancia de cada entrada, también de las que se autorizan pese a una incidencia.
Si quiere repasar qué documentos suelen pedirse a contratas y subcontratas, lo explicamos en Documentación CAE que debes pedir a contratas y subcontratas según el RD 171/2004.
Salida de trabajadores
La salida se registra igual de fácil: se pulsa el botón de salida, se busca al trabajador por nombre o NIF y, al seleccionarlo, InOut recuerda cuándo entró, indica que la salida está pendiente y vuelve a mostrar la documentación con incidencias. Con el botón verde se registra la salida y el movimiento queda completo: entrada y salida.
Entradas y salidas de maquinaria
El proceso con la maquinaria es exactamente el mismo. En la demo se busca un camión autocargante por su nombre y InOut muestra:
- Su último registro de entrada y de salida.
- La documentación que no está en regla.
- El aviso de acceso denegado cuando hay incidencias.
Igual que con los trabajadores, se puede registrar la entrada tras un nuevo aviso. Para la salida, se busca la máquina por nombre, matrícula o número de serie, se comprueba el estado de su documentación y el último registro de entrada, y se pulsa Registrar salida.
Controlar la maquinaria en el acceso tiene sentido por la misma razón que con las personas: los equipos y vehículos también tienen su propia documentación preventiva, y conviene saber cuáles están dentro del centro y en qué situación documental entraron.
Gestión de visitas: la nueva agenda
La novedad que presenta la demo está en el apartado Visitas: ahora InOut incluye una agenda de visitas para programar con antelación las visitas previstas.
Programar una visita
Con el botón Nueva visita se introducen:
- Los datos del visitante: nombre, DNI y empresa.
- El email de invitación.
- La persona a la que visita.
- La fecha de la visita, el centro y la puerta por la que accederá.
- El motivo de la visita (en la demo, una visita comercial).
Después se pulsa Guardar previsión. Una vez guardada, aparecen dos opciones:
- Generar QR: muestra el código QR en pantalla, útil si el visitante está delante en ese momento.
- Preparar invitación: envía un email al visitante con su código QR, para que lo tenga el día de la visita y su acceso sea más ágil.
Visitas no programadas
Si alguien se presenta en la puerta sin cita, el proceso es el mismo: Nueva visita, datos del visitante y su empresa y, como no es una visita planificada, el botón Guardar y registrar entrada. InOut indica el centro y la puerta en los que se registra la entrada.
Registrar la salida de una visita
En Dentro aparecen todas las visitas que están en las instalaciones. Basta con seleccionar la visita, comprobar cuándo entró y pulsar Registrar salida; InOut pide confirmación.
Agenda y calendario
El botón Agenda muestra las visitas pendientes, y el calendario de la parte superior las presenta en vista de día, semana o mes. Así la recepción sabe de antemano quién va a venir, a qué centro y a ver a quién.
Registro: el historial de accesos
En el apartado Registro basta con escribir el nombre o NIF de un trabajador para consultar cuándo ha entrado y salido de las instalaciones y qué documentación tenía con incidencias en cada momento.
Esta trazabilidad es útil para responder con datos a preguntas habituales en la coordinación de actividades: quién estuvo en el centro en una fecha concreta, durante cuánto tiempo y en qué situación documental.
Quién está dentro, en todo momento
En la parte inferior izquierda de la pantalla, InOut muestra de forma permanente qué trabajadores, qué maquinaria y cuántas visitas están dentro de las instalaciones.
Conocer en tiempo real quién está en el centro ayuda en la organización diaria y es especialmente valioso ante una emergencia o una evacuación, cuando hace falta saber con rapidez cuántas personas hay dentro.
En resumen
Con InOut, el control de accesos queda conectado con la documentación CAE:
- Trabajadores y maquinaria: entradas y salidas por QR o búsqueda, con los avisos documentales a la vista.
- Visitas: programadas con agenda, QR e invitación por email, o registradas al momento.
- Registro: historial de accesos con el estado documental de cada momento.
- Recuento permanente de quién está dentro.
InOut forma parte de netCAE, la solución de coordinación de actividades empresariales de netPrevencion, junto al Portal CAE para contratas y subcontratas. Si le interesan las últimas mejoras de la plataforma, también puede leer netPrevencion evoluciona: más agilidad e inteligencia artificial para la gestión diaria.
¿Quiere ver InOut en su centro de trabajo?
Si quiere comprobar cómo encajaría el control de accesos con la gestión documental de sus contratas, puede conocer las soluciones y solicitar una demo en netPrevencion.
