En una misma instalación pueden coincidir trabajadores de distintas empresas, maquinaria y personas que acuden a una reunión o una visita puntual. Recepción y el personal de control necesitan identificar cada caso, consultar la información disponible y registrar lo que ocurre.
InOut reúne la gestión de trabajadores, maquinaria y visitas en un único portal de control de accesos de netPrevencion. A las entradas, salidas y consultas de información documental se suma una de sus principales novedades: una Agenda de visitas para preparar las llegadas, enviar invitaciones y seguir cada visita hasta su salida.
Trabajadores: identificación, consulta CAE y registro de movimientos
Localiza al trabajador y su empresa
La sección Trabajadores permite buscar por nombre o NIF y combinar la búsqueda con el nombre o NIF de la empresa. El operador puede reconocer a la persona y comprobar a qué empresa corresponde el acceso antes de actuar.
Al seleccionar un resultado se abre su detalle, con la información del trabajador, su empresa y el último acceso registrado. Cuando existe una entrada pendiente de salida, el portal muestra esa situación para facilitar el seguimiento del movimiento.
Revisa la situación documental antes de registrar la entrada
InOut consulta la información de coordinación de actividades empresariales (CAE) y presenta por separado el estado del trabajador y el de su empresa. El operador puede distinguir una situación correcta, una documentación que requiere revisión o una incidencia, y consultar los tipos documentales afectados y el motivo disponible.
Esta información ayuda a entender qué sucede antes de registrar la entrada. Cuando hay incidencias, el portal solicita una confirmación expresa y vuelve a comprobar la situación CAE al registrar el movimiento. La valoración del operador se realiza conforme al procedimiento de acceso de su organización.
Registra la entrada y la salida
Desde las opciones Entrada y Salida, el operador selecciona el resultado y confirma el movimiento desde su detalle. Para buscar una salida puede utilizar los datos del trabajador, los de la empresa o el usuario que anotó la entrada.
El registro conserva la fecha y el usuario de cada acción. Si hay un centro y una puerta asignados al operador, ese contexto permite identificar la ubicación de entrada. Las incidencias CAE que puedan aparecer durante la estancia no impiden anotar la salida.
Maquinaria: seguimiento propio de cada equipo
La sección Maquinaria aplica una operativa similar, adaptada a la identificación de los equipos. Permite buscar por nombre, matrícula o número de serie, además de filtrar por el nombre o NIF de la empresa.
Antes de registrar la entrada, el operador puede revisar tanto el estado documental de la maquinaria como el de su empresa, consultar las incidencias y ver el último acceso. La salida se registra desde la presencia abierta correspondiente.
La maquinaria mantiene su propio seguimiento de entradas y salidas. Esto permite reflejar situaciones habituales, como un equipo que permanece en la instalación cuando la persona que lo ha utilizado ya se ha marchado. Cada movimiento conserva su registro y puede consultarse posteriormente.
Visitas: una nueva Agenda para preparar y gestionar las llegadas
La Agenda de visitas amplía la gestión de recepción: ahora es posible preparar una visita antes de que llegue, comunicar los datos al visitante y seguir su estado desde la previsión hasta la salida.
Planifica desde la agenda o el calendario
Puedes crear una visita prevista indicando su horario y completar la información útil para recepción: visitante, empresa, identificación, persona a la que visita, motivo y, cuando corresponda, centro y puerta previstos. El email es opcional y se utiliza cuando quieres enviar una invitación.
El calendario ofrece vistas de día, semana y mes para consultar la planificación. Permite crear una previsión en una franja libre y reprogramarla desde el calendario antes de que se registre la entrada. También puedes localizar visitas por visitante o empresa y acotar la consulta por centro.
Envía invitaciones con QR
Desde el detalle de la visita puedes preparar y revisar una invitación antes de enviarla por correo. La invitación incorpora un QR que también se puede consultar y descargar desde el portal. Si se cancela la visita, también se puede preparar su comunicación de cancelación.
Cuando llega el visitante, el operador puede utilizar el QR para localizar la previsión mediante lector, código o cámara. Una vez abierto el detalle, confirma la entrada. De este modo, la información preparada en la agenda sirve también para atender la llegada.
Atiende visitas con y sin cita
InOut permite registrar una visita que llega sin planificación previa. Recepción puede darla de alta y anotar su entrada sin tener que crear antes una cita en el calendario.
Para las visitas previstas, guardar la cita mantiene la planificación; la entrada se registra cuando la persona llega. Esta distinción permite consultar por separado lo que se espera y las visitas que ya constan dentro.
Consulta el estado y completa la visita
La gestión se organiza en tres vistas:
- Agenda: visitas previstas, con indicadores de las que están pendientes o retrasadas.
- Dentro: visitas con entrada registrada y salida pendiente.
- Histórico: consulta de visitas anteriores y de sus movimientos.
Desde el detalle puedes registrar la salida, consultar las horas y usuarios que anotaron los movimientos y revisar la previsión asociada. Antes de la entrada también puedes actualizar o reprogramar la cita, cancelarla o marcar la ausencia cuando la persona no se presenta.
La búsqueda permite localizar visitas por nombre, identificación, empresa o persona visitada. Los filtros de fechas y centro ayudan a acotar los resultados, que se pueden exportar a Excel para trabajar con la información seleccionada.
Registro e histórico para consultar lo ocurrido
La sección Registro permite localizar a un trabajador o una máquina y consultar sus entradas y salidas anteriores. El histórico presenta la empresa, las fechas, los usuarios que anotaron los movimientos y la ubicación de entrada cuando está disponible.
También permite consultar las incidencias documentales que quedaron guardadas con el movimiento cuando existe esa información. Así, el operador puede revisar el contexto registrado en aquel momento, además de consultar la situación actual desde las pantallas operativas.
Una herramienta común para recepción y control de accesos
InOut conecta tres necesidades del día a día: registrar accesos de trabajadores, seguir los movimientos de maquinaria y organizar las visitas. La consulta CAE ayuda a revisar incidencias; la Agenda permite preparar las llegadas; y el histórico facilita las consultas posteriores.
Si ya utilizas netCAE, InOut aprovecha la información CAE de trabajadores, empresas y maquinaria disponible en la plataforma. Si estás valorando una solución para tu organización, puedes conocer en una demostración cómo encajan estas funciones en tu operativa de recepción y control.
Para ver una demostración de las entradas, salidas y consultas habituales, visita la guía de InOut con vídeo.
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