Un servicio de prevención ajeno (SPA) trabaja a la vez con cientos o miles de empresas, cada una con sus centros, puestos, trabajadores, contratos y plazos. Por eso elegir el software para un servicio de prevención ajeno es una de las decisiones que más influyen en su día a día: un buen programa ordena el trabajo de los equipos técnico, sanitario, de formación y comercial; uno inadecuado multiplica las hojas de cálculo, los correos y los documentos duplicados.
En esta guía repasamos qué debe cubrir un programa de gestión para un SPA, por qué cada área importa según la normativa y qué preguntas conviene hacer a cada proveedor. Al final encontrará una checklist para comparar opciones.
Antes de comparar: qué tiene que poder hacer un SPA
El software tiene que adaptarse a la actividad real del servicio, y esa actividad está marcada por la normativa:
- La Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales (artículo 31.3) establece que los servicios de prevención deben poder asesorar y apoyar a la empresa en el plan de prevención, la evaluación de riesgos, la planificación de la actividad preventiva, la información y formación de los trabajadores, los primeros auxilios y planes de emergencia, y la vigilancia de la salud.
- El Real Decreto 39/1997, Reglamento de los Servicios de Prevención (artículo 18) exige a los SPA contar con las cuatro especialidades: medicina del trabajo, seguridad en el trabajo, higiene industrial y ergonomía y psicosociología aplicada.
- La relación con cada empresa se formaliza en un concierto por escrito que, entre otros aspectos, identifica los centros de trabajo, las especialidades y funciones concertadas, las actuaciones concretas, la duración y las condiciones económicas (artículo 20.1 del RD 39/1997).
- El SPA debe mantener una memoria anual con las empresas o centros atendidos y facilitar a cada empresa la memoria y la programación anual (artículo 20.2 del RD 39/1997).
En la práctica, esto significa que el programa debe relacionar en un mismo entorno al cliente, lo que se ha contratado con él y la actividad preventiva que se le presta.
Qué debe cubrir un programa de gestión para un SPA
1. Clientes, centros y trabajadores en una misma ficha
Todo parte de la cartera. El programa debería reunir empresas, centros de trabajo, contactos y trabajadores, y permitir que cada equipo consulte el contexto del cliente sin pedirlo a otro departamento.
Qué comprobar:
- Si distingue entre posibles clientes y clientes activos.
- Si guarda el historial de actividades y comunicaciones con cada empresa.
- Si organiza citas, tareas y visitas por equipo, y si cada usuario ve solo lo que le corresponde.
2. Presupuestos, contratos y facturación
La gestión comercial y la técnica deberían estar conectadas: lo que se ha contratado con cada empresa condiciona las actuaciones que hay que programar y lo que se factura.
Qué comprobar:
- Si el ciclo va del presupuesto al contrato y a la factura sin volver a introducir datos.
- Si controla vencimientos de contratos, cobros, remesas e impagos.
- Si puede facturar conceptos distintos: contratos, formación, reconocimientos médicos u otros servicios.
- Si el sistema de facturación dispone de declaración responsable del productor. Según el artículo 13 del Real Decreto 1007/2023, corresponde al productor del sistema informático de facturación certificar mediante esa declaración que cumple los requisitos del reglamento, y el cliente puede solicitarla.
3. Evaluación de riesgos y planificación preventiva
Es el núcleo técnico del servicio. El RD 39/1997 exige que la evaluación se extienda a cada puesto en el que haya riesgos (artículo 4), que se revise cuando cambien las condiciones o se detecten daños para la salud (artículos 4.2 y 6) y que la planificación incluya medios, responsables, plazos, prioridades y seguimiento (artículos 8 y 9).
Qué comprobar:
- Si las evaluaciones se organizan por centro y puesto y se pueden reutilizar modelos de riesgos y medidas.
- Si la planificación recoge responsables, fechas y estado de ejecución de cada medida.
- Si el técnico puede programar visitas y actuaciones vinculadas al historial de la empresa.
- Si se registran incidencias, investigaciones de accidentes y medidas correctoras.
- Si la empresa cliente puede actualizar el estado de las medidas sin enviar documentos por correo.
4. Vigilancia de la salud
La vigilancia de la salud tiene un tratamiento especial: el acceso a la información médica de carácter personal se limita al personal médico y a las autoridades sanitarias, y la empresa solo recibe las conclusiones sobre la aptitud del trabajador o la necesidad de mejorar las medidas preventivas (artículo 22.4 de la Ley 31/1995).
Qué comprobar:
- Si gestiona citaciones, agenda médica, rutas y calendarios de reconocimientos.
- Si relaciona los reconocimientos con los puestos, las exposiciones y los protocolos aplicables.
- Si genera certificados de aptitud y controla quién puede ver cada informe según su perfil.
- Si permite seguir investigaciones de salud y enfermedades profesionales.
5. Formación preventiva
La formación de los trabajadores es una obligación del empresario (artículo 19 de la Ley 31/1995) que muchas empresas conciertan con su SPA, y también un requisito que se acredita en la coordinación de actividades empresariales.
Qué comprobar:
- Si organiza acciones formativas, grupos, sesiones, calendarios y docentes.
- Si conserva la documentación que justifica la formación impartida.
- Si los trabajadores pueden consultar y descargar sus diplomas.
6. Documentación y trazabilidad
La empresa debe conservar a disposición de la autoridad laboral el plan de prevención, la evaluación de riesgos, la planificación, los controles del estado de salud y la relación de accidentes y enfermedades profesionales (artículo 23 de la Ley 31/1995). Gran parte de esa documentación la elabora el SPA.
Qué comprobar:
- Si cada documento queda asociado a la empresa, el centro o el trabajador correspondiente.
- Si se puede compartir con el cliente sin depender del correo electrónico.
- Si queda registro de quién ha consultado, modificado o firmado cada documento.
7. Firma digital
Firmar recepciones de EPI, entregas de información, evaluaciones o presupuestos sin imprimir ni escanear ahorra mucho tiempo. Pero no todas las firmas ofrecen las mismas garantías: conviene distinguir entre una firma con un certificado generado por la propia plataforma y una firma basada en un certificado cualificado conforme al Reglamento europeo eIDAS.
Qué comprobar:
- Desde dónde pueden firmar empresas y trabajadores y qué evidencias quedan registradas.
- Si el documento firmado queda protegido frente a modificaciones posteriores.
- Si existe la opción de un certificado cualificado cuando se necesite más valor probatorio.
Lo explicamos en detalle en Por qué debe conseguir una firma digital con validez legal en netPrevencion.
8. Coordinación de actividades empresariales (CAE)
Muchas empresas clientes del SPA reciben contratas o trabajan en centros de otros. El Real Decreto 171/2004 obliga a cooperar e informarse entre empresas concurrentes y, al empresario principal, a exigir por escrito a sus contratas de la propia actividad la acreditación de la evaluación y la planificación y de la información y formación de sus trabajadores (artículo 10). Un SPA que ayuda a sus clientes con la CAE necesita gestionar esos expedientes.
Qué comprobar:
- Si organiza expedientes de contratas, subcontratas, trabajadores y maquinaria.
- Si define requisitos documentales por rol y controla vigencias y estados de revisión.
- Si el cliente puede consultar su documentación CAE desde un portal.
Si quiere repasar qué documentos pedir, lo tiene en Documentación CAE que debes pedir a contratas y subcontratas según el RD 171/2004.
9. Portales para clientes y trabajadores
Un portal reduce las llamadas y los correos de ida y vuelta: la empresa atendida consulta su información y el trabajador accede a sus citaciones, documentos y formación.
Qué comprobar:
- Qué puede ver y hacer la empresa cliente: documentación, trabajadores, certificados de aptitud, planificación.
- Qué puede ver y hacer el trabajador: puestos y riesgos, EPI, citaciones, diplomas, documentos para firmar.
- Si los portales están incluidos en el plan o se contratan aparte.
Checklist para comparar software de SPA
Use esta lista en cada demo. Marque cada punto como «sí», «parcial» o «no» y pida que se lo enseñen con datos reales, no solo en una presentación.
Cartera y gestión comercial
- Empresas, centros, contactos y trabajadores en una ficha común.
- Historial de actividades y agenda de citas, tareas y visitas por equipo.
- Presupuestos, contratos, vencimientos y facturación conectados.
- Cobros, remesas e impagos.
- Declaración responsable del sistema de facturación (RD 1007/2023).
Actividad técnica
- Evaluaciones por centro y puesto con modelos reutilizables.
- Planificación con responsables, fechas y estado de cada medida.
- Registro de incidencias, investigaciones y medidas correctoras.
- Gestión de EPI y entregas a trabajadores.
Vigilancia de la salud
- Citaciones, agenda médica y calendarios.
- Protocolos según puesto y exposición.
- Certificados de aptitud separados de la información clínica.
- Permisos por perfil para los datos de salud.
Formación
- Acciones formativas, grupos, sesiones y docentes.
- Justificación documental y diplomas para el trabajador.
Documentación, firma y CAE
- Documentos asociados a empresa, centro y trabajador, con trazabilidad.
- Firma digital desde los portales y opción de certificado cualificado.
- Expedientes CAE de contratas, trabajadores y maquinaria con control de vigencias.
Portales, capacidad y servicio
- Portal para empresas clientes y portal para trabajadores.
- Número de usuarios, empresas gestionadas y almacenamiento de cada plan.
- Permisos por perfil y por ámbito de trabajo.
- Migración de datos desde el sistema actual, formación y soporte.
Errores frecuentes al elegir
- Elegir solo por el módulo técnico. Si la parte comercial y la de facturación quedan fuera, el equipo administrativo seguirá trabajando con datos duplicados.
- No mirar los permisos. En un SPA conviven técnicos, sanitarios, comerciales y administración; cada uno necesita ver cosas distintas, y los datos de salud exigen una separación clara.
- Olvidar al cliente. Un portal para la empresa atendida reduce mucho trabajo de envío de documentos y mejora la percepción del servicio.
- No pensar en el crecimiento. Revise si el plan admite más empresas, usuarios o accesos a portales cuando la cartera crezca.
- No pedir una demo con casos propios. Lleve dos o tres situaciones reales de su servicio (un cliente con varios centros, una campaña de reconocimientos, una contrata) y pida que se las resuelvan en directo.
Cómo encaja netPrevencion SPA
netPrevencion SPA es la solución de Nubenet para servicios de prevención ajenos. Reúne en un mismo entorno:
- Cartera y seguimiento del servicio: posibles clientes, clientes, centros, contactos y trabajadores, con historial CRM y citas, tareas y visitas por equipo.
- Actividad preventiva: evaluaciones por centro y puesto con modelos reutilizables, planificación con responsables, fechas y estado de ejecución, registro de incidencias e investigaciones, y gestión de EPI.
- Vigilancia de la salud: citaciones, agenda médica, rutas y calendarios, reconocimientos y protocolos, certificados de aptitud e informes, con acceso a la información clínica según el perfil.
- Formación preventiva: acciones formativas, grupos, sesiones, docentes, documentación justificativa y diplomas en el portal del trabajador.
- Coordinación empresarial: expedientes de contratas, subcontratas, trabajadores y maquinaria, con requisitos por rol y control de vigencias.
- Comercial y administración: presupuestos, contratos y vencimientos, facturación, cobros, remesas e impagos. netPrevencion dispone de la declaración responsable de su sistema de facturación y ofrece el módulo VeriFactu como complemento opcional.
- Portal cliente y portal del trabajador: la empresa atendida consulta su documentación CAE, sus trabajadores y certificados de aptitud y puede actualizar la planificación preventiva; el trabajador consulta sus riesgos, EPI, citaciones, formación y documentos para descargar o firmar.
Las funciones disponibles dependen de los servicios activos, la configuración y los permisos de cada perfil. Los planes se diferencian por número de empresas gestionadas, usuarios, almacenamiento y portales incluidos; puede consultarlos en la página de netPrevencion SPA.
Si quiere ver cómo funciona la planificación compartida con el cliente, lo contamos en Planificación de medidas integrada en el Portal de Cliente.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre un software para SPA y uno para un servicio de prevención propio?
Un SPA gestiona la prevención de muchas empresas clientes, por lo que necesita cartera, contratos, facturación y un portal para cada empresa atendida. Un servicio de prevención propio trabaja sobre su propia organización, con una administración más acotada. Por eso netPrevencion ofrece soluciones distintas: netPrevencion SPA y netPrevencion SPP.
¿El software sustituye el concierto con la empresa?
No. El concierto de la actividad preventiva debe formalizarse por escrito con el contenido mínimo del artículo 20 del RD 39/1997. El programa ayuda a gestionar ese contrato, sus vencimientos y las actuaciones que se derivan de él.
¿Puede la empresa cliente ver los informes médicos de sus trabajadores?
No. La empresa recibe las conclusiones sobre la aptitud, pero el acceso a la información médica de carácter personal se limita al personal médico y a las autoridades sanitarias, salvo consentimiento expreso del trabajador (artículo 22.4 de la Ley 31/1995). El software debe respetar esa separación mediante permisos.
¿Qué conviene preguntar sobre la firma digital?
Qué documentos se pueden firmar, desde dónde, qué evidencias se registran y si existe la opción de un certificado cualificado conforme a eIDAS cuando el documento lo requiera.
¿Quiere comparar con su forma de trabajar?
La mejor forma de elegir es ver el programa con los casos de su propio servicio. En Nubenet le enseñamos cómo encajaría netPrevencion SPA en su organización: puede conocer la solución y solicitar una demo.
